Para situarse en la vanguardia de la transformación digital, los líderes de TI y de Negocio deberán adelantarse a las necesidades, para mejorar las diferentes áreas del negocio y la relación con el cliente

Cuando hablamos de RPA lo primero que se viene a la mente es un robot físico, pero la automatización de procesos es otra cosa: persigue el objetivo de reducir costes utilizando la integración de aplicaciones que sustituyen procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse a la hora de trabajar de forma manual.

¿Qué procesos son candidatos para la automatización?

Principalmente, son los procesos que tienen una volumetría alta, con tareas muy mecánicas, en las que no hay que tomar decisiones complejas, pero que requieren mucho tiempo de las personas, tareas como la tramitación de facturas, gestión de pedidos, altas y bajas de usuarios… Estos procesos, o fragmentos de procesos, ya que no siempre es posible robotizar el 100% del proceso, pueden ser realizadas por robots de software, capaces de trabajar las 24 horas y los 7 días de la semana, lo que permite a los trabajadores dedicarse a otras de más valor. Los estudios indican que el 60% de las empresas dedican más de una cuarta parte de su tiempo a tareas manuales repetitivas. Al automatizar el personal puede centrarse en actividades que requieren creatividad, habilidades interpersonales, resolución de problemas y toma de decisiones.

Así se entiende cada vez más que el día a día de los trabajadores de una organización mejora con la incorporación de la automatización robótica de procesos, ya que dejan de perder tiempo en tareas que no aportan valor, pero que hay que hacer igualmente.

El 70% de las tareas de una empresa son automatizables, al menos en parte, e identificar cuáles son estos procesos es fundamental. En las conversaciones que mantenemos con nuestros clientes surge la duda de por dónde comenzar el cambio, ¿por lo más básico o lo más complejo?  Lo esencial es hacer un análisis de los procesos, y para esto nuestro equipo de consultores en Avalora te asesorará a definir qué hay que priorizar y de qué manera. Se realiza una combinación tecnológica que permite a las organizaciones identificar y automatizar rápidamente tantos procesos de negocio como sea posible, garantizando que hay un retorno medible y cuantificable.

Pero no es sólo una cuestión de tecnología. Para que funcione a su máximo potencial, RPA debe ir acompañado de una transformación organizativa, ya que aparecen nuevos roles, nuevas tareas, y las personas deben aprender a trabajar codo con codo con estos nuevos “trabajadores” virtuales. El desconocimiento sobre la tecnología RPA suele ser habitual y, en ocasiones, los usuarios la ven como una amenaza. Para evitar cualquier resistencia al cambio, Avalora entiende que es imprescindible contar con un equipo integrador con experiencia y conocimiento que empiece por trasladar las bondades y disipar inquietudes sobre RPA. Existe la necesidad de explicar bien este cambio a todos los trabajadores, es lo que denominamos gestión del cambio, tan importante o más, como la robotización en sí. 

Una vez los procesos ya están robotizados, el trabajo continúa. Es necesario monitorizar el trabajo de los robots mediante cuadros de mando que muestren las horas ahorradas, el tanto por ciento de reducción de errores o la mejora en los tiempos de respuesta gracias al trabajo del robot, para que los usuarios no se desencanten de la solución ni acaben abandonando los procesos robotizados para volver a ejecutarlos de manera manual. Es decir, tenemos nuevos “trabajadores” en plantilla, y como a cualquier trabajador, hay que realizar un trabajo de acompañamiento, evolución, análisis de rendimiento etc…asegurarnos de que el robot hace lo que se supone que tiene que hacer. Desde Avalora también prestamos estos servicios, si necesitas la elaboración de cuadros de mando, gráficas… te lo podemos ofrecer todo en un paquete personalizado.

Son aliados en tiempos de crisis.

En la situación actual consecuencia del COVID – 19 los robots son aliados para las empresas, cuando se genera una carga de trabajo fuera de lo normal, ayudando a optimizarla. Por ejemplo, hay empresas de sectores como el de los viajes, el comercio minorista y los servicios financieros están utilizando la RPA para gestionar un volumen de trabajo sin precedentes en los centros de llamadas, ya que los clientes solicitan reembolsos por vuelos cancelados, reclamaciones de seguros y préstamos para pequeñas empresas, así como para gestionar sus propias cuestiones operativas internas, como las solicitudes de licencia por enfermedad del personal, y para garantizar que todos los empleados estén equipados y sean capaces de trabajar desde casa.

Son muchas las empresas que, inmersas en un proceso de transformación digital, deciden apostar por la tecnología RPA atraídas por los importantes beneficios que aporta: mayor precisión, ahorro en recursos, reducción de los tiempos de ejecución, mayor calidad y eficiencia en las operaciones y aumento de la productividad. Según la publicación sobre predicciones de Robotic Process Automation de Gartner, en 2022 el 85% de las organizaciones habrán desplegado proyectos de robotización.

La automatización puede ser asequible y accesible a empresas de todos los tamaños y fácil de integrar en los sistemas heredados. La ventaja de RPA es que no requiere de una integración de un nuevo software con el que los sistemas actuales deben interactuar y conectarse. Un proceso robotizado se ejecuta de la misma manera que hacemos las personas. Por lo que es rápido de implementar. Hablamos de semanas para procesos sencillos y unos pocos meses para procesos más complejos.

Además, para arrancar la andadura en esta tecnología y ahorrar costes, es posible comenzar utilizando una infraestructura SaaS, en la nube de la que disponemos en Avalora. Esta es una aproximación mucho mas accesible para cualquier empresa, ya que no se requiere hacer el gasto de las licencias anuales completas de robot y orquestador, que a veces pueden resultar muy costosas, siendo el modelo de pago por uso de hora de robot, lo que hace que casi cualquier proceso tenga un business case favorable. En una estrategia de robotización, con diferentes casos de uso en procesos de la propia empresa, quizá sea mas optimo el tener una infraestructura de RPA on-premise. Avalora puede apoyarte a caminar ese periodo de madurez en la robótica de tu organización.

Para situarse en la vanguardia de la transformación digital, los líderes de TI y de Negocio deberán adelantarse a las necesidades, para mejorar las diferentes áreas del negocio y la relación con el cliente. En Avalora, como partner de UiPath, estamos preparados para asesorar a las empresas dispuestas a iniciar el viaje hacia la automatización como parte de su estrategia de negocio; queremos ser tu socio en el reto tecnológico que estamos viviendo, no importa donde estés ahora, lo importa es que dibujemos juntos donde quieres estar dentro de 5 años.